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代理記賬是指企業(yè)將財務核算、報稅等工作委托給專業(yè)記賬公司完成,過程中需要客戶提供各類原始資料和信息。以下是代理記賬各關鍵步驟中客戶需提供的資料清單,按流程詳細說明:
一、初始合作階段:基礎信息與證照資料
目的:建立客戶檔案,確認企業(yè)基本信息及納稅資質。
客戶需提供資料:
企業(yè)證照文件
營業(yè)執(zhí)照副本復印件(確認企業(yè)類型、經營范圍、成立時間等)。
法人身份證復印件(用于稅務實名登記或銀行對接)。
公司章程復印件(部分行業(yè)需確認股權結構或特殊財務處理要求)。
稅務相關資料
稅務登記證復印件(或“一照一碼”營業(yè)執(zhí)照中的稅務信息)。
稅種核定通知書(由稅務局出具,明確企業(yè)需申報的稅種、稅率及申報周期)。
實名辦稅人員信息(如已綁定的辦稅員身份證、手機號,用于電子稅務局登錄)。
銀行賬戶信息
基本戶開戶許可證復印件(或銀行出具的開戶信息表)。
銀行網銀U盾及密碼(部分代理記賬公司需直接操作銀行賬目不建議提供,可協商提供對賬單)。
二、日常賬務處理階段:原始憑證與交易記錄
目的:記錄企業(yè)日常經營活動,編制記賬憑證。
客戶需提供資料:
(一)收入相關資料
銷售發(fā)票
開具的增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票記賬聯(需注明對應業(yè)務內容、客戶名稱)。
無票收入的情況說明(如現金銷售、未開票收入,需提供銷售清單或收款記錄)。
收款憑證
銀行收款回單(對應發(fā)票的回款記錄,需標注發(fā)票號碼)。
現金收款收據(需客戶簽字確認,附銷售合同或訂單作為佐證)。
(二)成本費用相關資料
成本類憑證
采購發(fā)票(增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票發(fā)票聯,需注明供應商名稱、貨物明細)。
原材料或庫存商品出入庫單(用于核算成本結轉,需倉庫人員簽字)。
生產成本相關單據(如人工工資表、制造費用分攤表,適用于制造業(yè))。
費用類憑證
日常經營費用發(fā)票:
辦公費:文具、水電費、物業(yè)費、租金等發(fā)票(租金需附租賃合同)。
差旅費:機票、火車票、住宿發(fā)票、出差審批單(需注明出差人員、事由)。
交通費:打車票、停車費、加油費發(fā)票(需與業(yè)務相關性匹配)。
業(yè)務招待費:餐飲、禮品發(fā)票(需注明招待對象、事由)。
工資薪金資料:
員工名單(姓名、身份證號、崗位、入職時間)。
工資表(需體現基本工資、獎金、社保公積金扣除、個稅計算等)。
社保及公積金繳費憑證(社保局或銀行出具的繳費回單)。
其他費用:
貸款利息支出:銀行出具的利息回單及貸款合同。
稅費繳納憑證:稅務局出具的完稅證明(如增值稅、企業(yè)所得稅、附加稅等)。
(三)資產與負債相關資料
資產類
固定資產購買發(fā)票及明細(如設備、車輛、辦公家具,需計提折舊)。
資產處置憑證(如出售固定資產的發(fā)票、報廢審批單)。
負債類
借款合同(銀行貸款或個人借款,需注明借款期限、利率)。
還款憑證(銀行轉賬回單或收據,需對應借款合同編號)。
三、稅務申報階段:核對數據與申報資料
目的:完成每月/季度納稅申報,確保數據準確。
客戶需配合事項:
數據核對
提供當月開票匯總表(通過稅控盤導出,核對開票金額與賬務收入是否一致)。
確認未開票收入、進項稅額抵扣情況(如勾選認證的進項發(fā)票清單)。
申報資料
需客戶確認的納稅申報表(代理記賬公司編制后,客戶需簽字或蓋章確認)。
特殊業(yè)務說明(如稅收優(yōu)惠政策適用情況、免稅收入明細)。
四、年度結賬與審計階段:年報資料
目的:完成年度財務報表、企業(yè)所得稅匯算清繳及工商年報。
客戶需提供資料:
年度財務資料
全年總賬、明細賬電子檔或紙質檔(代理記賬公司通常自行編制,客戶需確認)。
年度科目余額表(用于核對資產、負債、所有者權益年末數據)。
匯算清繳資料
年度企業(yè)所得稅預繳申報表(前4季度申報記錄)。
資產損失證明材料(如存貨盤虧報告、固定資產報廢清單,需稅務局備案的情況)。
研發(fā)費用加計扣除資料(若涉及高新技術企業(yè)或研發(fā)業(yè)務,需提供項目計劃書、費用明細)。
工商年報資料
年度資產負債表、利潤表(用于填報工商系統(tǒng)的財務數據)。
股東及出資信息(實繳資本情況、股權變更記錄)。
五、特殊情況補充資料
企業(yè)變更:如股權變更、經營范圍變更、地址變更,需提供工商變更通知書、新章程等。
審計需求:若客戶需要年度審計,需提供審計所需的全部賬務資料及合同協議。
稅務稽查:代理記賬公司協助客戶提供稽查所需的原始憑證、發(fā)票存根聯等。
資料提供注意事項
及時性:建議客戶每月5日前整理并提交上月原始憑證(具體時間可協商),避免逾期影響報稅。
規(guī)范性:
發(fā)票需合法合規(guī)(填寫完整、加蓋發(fā)票專用章),杜絕假票、廢票。
原始憑證需分類粘貼(如按日期或費用類型),附費用報銷單并簽字審批。
保密協議:初次合作時,客戶應與代理記賬公司簽訂保密協議,確保財務數據安全。
存儲方式:紙質資料建議裝訂成冊留存至少10年,電子資料(如發(fā)票掃描件)需備份存檔。
通過明確各階段所需資料,客戶可提前整理并配合代理記賬公司高效完成賬務處理,避免因資料缺失導致稅務風險或申報延誤。建議雙方建立固定的資料交接清單(如Excel表格記錄憑證數量、類型、交接日期),確保流程規(guī)范化。